一、来信人应遵守中华人民共和国宪法、法律、法规和社会公德，如实反映情况，不得捏造、歪曲事实，诽谤、诬告、陷害和谩骂他人。

二、对已经或者依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的信访事项，不予受理。

三、来信人必须留下真实姓名与联系方式，以便对来信事项调查核实。经办人员对选择为不公开信件的来信人的姓名和联系方式会予以严格保密。信件遵循“网来网去”的原则，不接受纸质信件，不接待来人来访。

四、来信内容应简明扼要，说清事实，原则上一信只反映一个问题。信件标题要点明主要问题，符合一般文书规范。

五、来信人提交信件后，可在“县长信箱”页面的“我的信件”栏了解信件办理情况。

六、来信人在得到处理结果反馈后，再次就同一问题进行反映，需写明前一封信件的提交时间、标题及主要内容等，以便查找。

七、以下信件将被视为无效，不再进入处理程序：

（一）需要展开具体调查和处理，但来信人姓名、联系方法填写不完整或不真实的信件；

（二）内容不完整，表述事项不清楚，导致无法回答或难以开展调查的信件；

（三）同一来信人在规定办理时效内多次提交的内容相同或相近的信件和一稿多投的信件；

（四）超越“县长信箱”受理范围，或已进入司法程序（法院受理或已判决等）的事项，将不予受理。

（五）不属于桃江县人民政府职权范围内，或无法通过本栏目处理程序进行处理的问题。

（六）属于产品推销、社会中介服务需求等市场行为方面的；属于邀请函、通知函等公文交流方面的；属于内部行政管理方面应按正常渠道逐级汇报的；

（七）已通过网络明确答复的；

（八）转载网上论坛的有关内容。

（九）紧急事项。